В ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. (рис.5)
Рис.5 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО "РЖД"
Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.
Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.
Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.
Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:
контролю оформления документов и контроль исполнения;
текущее хранение документов;
внесение необходимых данных в автоматизированную систему "Документооборот".
Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие основные функции:
– прием и учет поступивших документов;
– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
– контроль за прохождением документов в подразделении;
– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
– подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
– контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
– разработка номенклатуры дел подразделения;
– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;
– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.
Порядок работы с документами в ОАО "РЖД" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.
Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").
Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).
Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.
В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "РЖД" используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 6).
Рис.6 - Формы регистрации документов ОАО "РЖД"
Организация контроля за исполнением документов в ОАО "РЖД" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).
Рис. 7 - Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО "РЖД". Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.
Управление персоналом предприятия делится на три главных направления: стратегическое, оперативное и обеспечение.
Наиболее ранним подходом к оценке стиля управления был взгляд, основанный на оценке личных качеств.