Исследование движения документооборота в ОАО "РЖД"

· Возможность грузополучателю видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю - свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю).

· При наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП) - исключение бумажного документооборота и необходимости доставки документов на станцию.

· Оформление электронных накладных на груженый рейс, используя ЭЦП.

На ЮУЖД такая система еще не внедрена.

Необходимость внедрения в филиале ОАО "РЖД" электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО "РЖД" - Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД". Кроме того, в трех филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена.

На сегодняшний день в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это приводит к возникновению следующих недостатков.

Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры РЖД.

Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Ж/д накладные оформляются вручную в местах погрузки, что увеличивает вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передается в товарную контору станции. Там ее вручную вводят в систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.

Эффекты от внедрения электронного документооборота в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД при организации перевозок грузов, порожних вагонов:

– повышение оперативности взаимодействия с ОАО "РЖД" за счет электронного документооборота;

– сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;

– организация электронного архива собственных перевозочных документов;

– ускорение расчетов с клиентами за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;

– возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии грузов в собственный адрес, по информации ОАО "РЖД";

– организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Таким образом, основными направлениями совершенствования является внедрение в ЮУЖД системы электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи.

Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"