Оценка социальной и экономической значимости предложений

Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу ОАО "РЖД" - ЮУЖД осуществлять следующие функции:

– Оперативный контроль над ходом согласования заявок.

– Планирование расходов Клиента за счет предварительного расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.

– Возможность оперативного уточнения заявки до начала перевозки груза (по каждой отправке).

– Возможность оформления перевозочных документов с использованием данных согласованной заявки.

– Исключение вероятных ошибок в расчете провозной платы, связанных с ручным вводом перевозочных документов работником железной дороги.

– Сокращение времени оформления перевозки за счет использования технологии обмена электронными данными.

– Подача заявок в электронном виде с указанием пограничных передаточных станций в соответствии с планом формирования

– Возможность получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.

– Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;

– Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;

– Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами перевозок грузов (заявка, перевозочные документы по отправлению на основе заявки, раскредитованные документы по прибытию дополнением документов по отправлению и т.д.);

– Оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке грузов.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в ЮУЖД СЭД можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт"

В соответствии с этой методикой для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

- сотрудник ЮУЖД выполняет в день 10 операций по поиску различных документов

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты

- В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ

- В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно

- Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу

- годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц)

- Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).