Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7. С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 - «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 - «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листок нетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».
После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.
Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.
Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т-7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.
Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т-7 столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.
В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?
Управление персоналом предприятия делится на три главных направления: стратегическое, оперативное и обеспечение.
Наиболее ранним подходом к оценке стиля управления был взгляд, основанный на оценке личных качеств.