На рис. 1 показана схема прямой обработки входящего документа.
Рис. 1 - Процесс прямой обработки входящего документа
На рис. 1 видно, что на входе этого процесса входящий документ. На выходе - проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.(15. с. 69)
- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. (19. с. 125)
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).(22. с. 69)
Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:
. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
. Разработка проекта документа.
. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами.
. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
. Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение.
. Тиражирование и регистрация документа.
. Упаковка и отправка (рассылка) документа.
На рис. 2 показана взаимосвязи документов в организации.
Рис. 2 - Взаимосвязи документов канцелярии
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- содержанием или функциональной принадлежностью;
- структурой;
- режимом или цикличностью;
- направлением;
- объемом.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Управление персоналом предприятия делится на три главных направления: стратегическое, оперативное и обеспечение.
Наиболее ранним подходом к оценке стиля управления был взгляд, основанный на оценке личных качеств.