Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. (27. с. 100)
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
- определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов несовершенна.
Так например через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит: 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс. единиц исходящих документов. При этом список данных документов непосредственно в канцелярии храниться в течении 3 лет для 90% документов, а оставшиеся 10% в течении 5 лет. Тексты документов хранятся в канцелярии (в архивном отделе канцелярии) до конца текущего года, далее они передаются в архив на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может осуществляться и более мелкими порциями, несколько раз в год.
Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем - 90-120 тыс. документов в год. Документооборот Дома правительства Российской федерации составляет 90-110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан). Характерные сроки хранения перечня документов для этих организаций - 5 лет для думы и 1 год для аппарата правительства. Далее все документы передаются в архив. К сожалению подразделение по типам документов в этих организациях не известно. Можно считать то, что входящие и исходящие представлены примерно в равных пропорциях.
Управление персоналом предприятия делится на три главных направления: стратегическое, оперативное и обеспечение.
Наиболее ранним подходом к оценке стиля управления был взгляд, основанный на оценке личных качеств.